Was auf einer Rechnung in Österreich stehen muss

Eine Rechnung ist in Österreich mehr als eine Zahlungsaufforderung. Sie ist der Beleg, mit dem Ihr Kunde die Vorsteuer geltend macht, und das Dokument, das die Finanzverwaltung bei einer Prüfung als Erstes sehen will. Fehlt eine Pflichtangabe, kann dem Empfänger der Vorsteuerabzug verwehrt werden – und die Rechnung kommt zur Korrektur zurück. Dieser Beitrag fasst zusammen, was das Umsatzsteuergesetz verlangt und wo es Erleichterungen gibt.

Die Pflichtangaben nach § 11 UStG

Für eine Rechnung über mehr als 400 Euro (brutto) verlangt § 11 Abs. 1 UStG diese Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Empfängers der Lieferung oder Leistung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang der Leistung
• Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung
• Entgelt (Nettobetrag) und der anzuwendende Steuersatz; bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
• der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
• Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird
• die UID-Nummer des Ausstellers, sofern er Umsätze mit Recht auf Vorsteuerabzug ausführt

Übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 10.000 Euro (brutto), muss zusätzlich die UID-Nummer des Empfängers angeführt werden, wenn dieser ein Unternehmer im Inland ist.

Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 400 Euro (brutto) genügt nach § 11 Abs. 6 UStG ein verkürzter Inhalt:

• Name und Anschrift des Ausstellers
• Menge und Bezeichnung beziehungsweise Art und Umfang der Leistung
• Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
• der Steuersatz
• Ausstellungsdatum

Name und Anschrift des Empfängers, die fortlaufende Nummer und die UID-Nummer dürfen hier entfallen. Nichts spricht aber dagegen, sie trotzdem anzuführen – eine vollständige Rechnung ist nie falsch.

Kleinunternehmer: Rechnung ohne Umsatzsteuer

Wer als Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist, darf auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Weist er sie trotzdem aus, schuldet er den Betrag dem Finanzamt. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Befreiung auf die Rechnung, etwa: „Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG (Kleinunternehmerregelung)“. Seit 2025 liegt die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung bei 55.000 Euro brutto im Kalenderjahr.

Übergang der Steuerschuld (Reverse Charge)

Bei Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten und bei bestimmten inländischen Leistungen – etwa Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst Bauleistungen erbringt – geht die Steuerschuld auf den Empfänger über. Die Rechnung enthält dann keinen Steuerbetrag, sondern den Hinweis „Übergang der Steuerschuld“ beziehungsweise „Reverse Charge“ sowie die UID-Nummern beider Seiten.

Aufbewahrung: sieben Jahre

Rechnungen sind nach § 132 BAO und § 11 Abs. 2 UStG sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden. Für Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken gilt eine Frist von 22 Jahren. Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen, solange die Rechnungen vollständig, geordnet, unverändert und jederzeit lesbar sind.

Registrierkasse und Beleg bei Barzahlung

Unabhängig von der Rechnung gilt bei Barumsätzen die Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO): Jeder Barzahlung folgt ein Beleg, den der Kunde mitzunehmen hat. Ab 15.000 Euro Jahresumsatz und mehr als 7.500 Euro Barumsätzen im Jahr besteht zudem Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO). Die Belege sind nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) mit Signatur und QR-Code zu versehen. Als Barumsätze gelten dabei auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort.

Was Fatura.at davon übernimmt

Fatura.at setzt die Pflichtangaben automatisch: fortlaufende Nummer, Rechnungsdatum, Netto, Steuersatz und Steuerbetrag je Zeile sowie die UID-Nummer aus Ihren Firmendaten stehen auf jeder Rechnung. Kleinunternehmer hinterlegen den Befreiungshinweis einmal in der Rechnungsfußzeile der Einstellungen, dann steht er auf jeder Rechnung. Das RKSV-Modul erzeugt signierte Belege mit QR-Code.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Stand: September 2026.